اتفق أثناء الشراء على فحوص القبول وأخذ العينات وأدلة المشكلات المبلّغ عنها ونطاق المعالجة. لا يحل عد الصناديق محل فحوص الطباعة والإغلاق والقراءة بالأجهزة. يغطي هذا المقال سجلات شراء المستهلكات؛ ويحدد فريق المشروع سير الاستخدام الخاص به.

اجمع السجلات النهائية المعتمدة قبل العد

جهّز الطلب والمواصفات والتصميم أو قالب الطباعة وسجلات العينات وقائمة التعبئة. افحص الإصدارات ونطاق الاعتماد لتجنب استخدام صورة استفسار أولية أو ملف قديم. احسم المعلمات غير المؤكدة عند اعتماد الطلب بدل استنتاجها بعد التسليم.

للأساور المخصصة، افحص نص التذاكر ونطاقات الأرقام وكميات المجموعات. لـRFID، جهّز قواعد الترميز وملفات البيانات. للأساور القابلة للكتابة أو الطباعة، سجل أدوات الكتابة والطابعات وطرق القراءة.

افصل فحوص المظهر عن فحوص التشغيل

طابق المنتجات ومراجع الاختيار والإصدارات ورموز المجموعات والكميات مع قائمة التعبئة، وتحقق من علامات الدفعة المتفق عليها. قارن الأبعاد واتجاه الطباعة والحروف الناقصة وتباين اللون والإغلاق بالعينة المعتمدة. صور التعبئة غير المعتادة وسجل أرقام الصناديق أو العبوات.

خذ عينات للطباعة أو المسح أو قراءة الشرائح حسب الاتفاق، بالأجهزة والإعدادات نفسها في مرحلة العينات. احتفظ بالنتائج الأصلية الناجحة والفاشلة. لا يثبت سوار مقروء واحد مطابقة الدفعة كلها؛ حدد نطاق أخذ العينات ومعاييره في الطلب.

اجعل تقارير المشكلات قابلة للتتبع إلى دفعة

أبلغ بإصدارات المادة والبنية والدفعة والكمية والأجهزة وظروف التكرار، مع صور منزوعة الهوية أو سجلات قراءة وكتابة. صف مشكلات الطباعة وإعدادات الأجهزة وملفات البيانات منفصلًا للمساعدة في تحديد المسؤولية. يتبع استمرار الاستخدام أو الإرجاع أو إعادة الاختبار اتفاق الشراء وإجراءات الجهة المستخدمة.

لا تكتفِ بقول «لا يمكن القراءة». وضح فشل القراءة أو اختلاف البيانات المسترجعة أو عرض هوية خاطئة، واحتفظ بمقارنة العينة بالملف. سجل الحل وحدّث الوثائق المتأثرة بعد إغلاق المشكلة.

افحص التغييرات قبل إعادة استخدام سجلات الطلب

حدد المواد والألوان والمقاسات والقوالب وقواعد الترميز المحتفظ بها، مع الكميات الجديدة والتعبئة ومتطلبات الوصول. أكد ما إذا كان سيستمر الإصدار السابق. أعد تقييم البنود المتأثرة عند تغير المواد أو البنية أو الشرائح أو الأجهزة أو الأنظمة. سجل الاستخدام الفعلي والمخزون الاحتياطي والكميات الملغاة لتخطيط الطلب التالي؛ وأكد ظروف التخزين ومدده وفق التعليمات المحددة.

  • ملف الدفعة: الوثائق المعتمدة والقوائم ونتائج أخذ العينات.
  • ملف الاستثناءات: ظروف التكرار والحل والوثائق المحدثة.
  • قائمة إعادة الطلب: المتطلبات المحتفظ بها والتغييرات واحتياجات التسليم.