同一种颜色可能对应不同日期或权限,同一入口也可能发放多个票种。先统一主办方、票务方和发放方使用的名称,再整理采购表。备用量按具体流程确认,不套用统一比例。
让票种、图稿与系统使用同一个名称
逐行列出观众、嘉宾、工作人员等票种及单日、多日或分区权限,说明腕带用于入场核验还是已核验标记,写清再次入场及补发规则。颜色之外保留明确文字或编号,减少光线变化与名称相近造成的混淆。
可以给每组设置内部组号,贯穿图稿、编号文件、包装标签及领用表。组号属于项目管理信息,不必全部印在腕带上。
把数量、编号和分装分别确认
每组写明计划量、备用量与确认总量,说明样带和演练用带是否计入交付。涉及流水号、条码或 RFID 编码时,确认起止范围、格式、重复号码处理及备用带规则。多个入口共用编号时,先由票务方确定号码分配或现场绑定方式。
可按日期、入口、票种或班次提出分装需求,标签注明组号、名称、数量与编号范围。确认每包单位、是否可混装及额外费用,让外箱和内部袋标能相互核对,避免现场逐包拆开查找。
用到货清单连接现场领用
确认样带后锁定图稿及数量表,变更时更新版本并列出受影响分组。交付排期按本次约定核对,不能将活动日期直接当作已保证的到货日期。
到货后按清单清点分组数量,抽查文字、颜色与编码读取。先做发放演练,明确误发、损坏、遗失和退回的处理。结束后记录剩余、作废与补发数量,作为下次采购的依据。
- 采购表:组号、票种、权限、计划量与备用量。
- 包装表:分装单位、包数、标签及编号范围。
- 领用表:入口、负责人、领用量与异常记录。