Uma cor pode representar diferentes datas ou direitos de acesso, e um ponto de acesso pode distribuir vários tipos de ingresso. Uniformize os nomes utilizados pelos organizadores, equipas de ingressos e pessoal de distribuição antes de preparar a tabela de compra. Confirme as reservas para o processo concreto em vez de utilizar uma percentagem universal.

Utilize os mesmos nomes de ingressos na arte e nos sistemas

Liste participantes, convidados, equipa e outros tipos de ingresso juntamente com o acesso de um dia, vários dias ou por zonas. Explique se a pulseira verifica o acesso ou marca uma verificação concluída e defina as regras de reentrada e substituição. Mantenha texto ou números explícitos além das cores para reduzir a confusão com iluminação diferente ou nomes semelhantes.

Um código interno de grupo pode ligar as artes, os ficheiros de números, as etiquetas dos pacotes e os registos de distribuição. É informação de gestão do projeto e nem sempre precisa de ser impressa na pulseira.

Aprove as quantidades, a numeração e a embalagem separadamente

Para cada grupo, liste a quantidade prevista, a reserva e o total aprovado, indicando se a entrega inclui amostras e pulseiras de ensaio. Para números de série, códigos de barras ou RFID, confirme os intervalos, formatos, tratamento de duplicados e regras de pulseiras de reserva. Se vários pontos de acesso partilharem numeração, a equipa de ingressos deve definir primeiro a alocação dos números ou a associação no local de utilização.

Solicite embalagem por data, ponto de acesso, tipo de ingresso ou turno, com código de grupo, nome, quantidade e intervalo de números nas etiquetas. Confirme as unidades de embalagem, se a mistura é permitida e os encargos adicionais. Uniformize as etiquetas das caixas exteriores e dos pacotes interiores para a equipa não precisar de abrir cada pacote para o identificar.

Ligue a lista de entrega à distribuição de stock no local de utilização

Após aprovar as amostras, bloqueie as versões da arte e da tabela de quantidades. Registe as alterações e os grupos afetados. Verifique os calendários de entrega com o acordo concreto; a data do evento não garante, por si só, a chegada.

Na receção, conte os grupos segundo a lista e verifique o texto, as cores e os dados codificados por amostragem. Ensaie a distribuição e defina o tratamento de entregas incorretas, danos, perdas e devoluções. Registe as quantidades restantes, anuladas e substituídas após o evento para facilitar futuras compras.

  • Tabela de compra: código de grupo, tipo de ingresso, direitos de acesso, quantidade prevista e reservas.
  • Tabela de embalagem: unidades por pacote, número de pacotes, etiquetas e intervalos de números.
  • Registo de distribuição: ponto de acesso, responsável, quantidades distribuídas e exceções.